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Montag, 05.07.2021 - 14:51 Uhr

Kommunikation im Büro: So bleiben alle Mitarbeiter vernetzt!

REGION

In Zeiten der Pandemie hat das Modell, vom Homeoffice aus zu arbeiten auch bei uns deutlich Aufwind bekommen und sich in der Krise bewährt. Was in anderen Ländern schon längst Alltag geworden ist, scheint nun auch hierzulande immer mehr Einzug zu erhalten, da man die Vorteile erkannt hat.

 

Viele internationale Konzerne machen ebenfalls vor, wie gut selbst die Zusammenarbeit mit Kollegen auf anderen Kontinenten und in anderen Zeitzonen dank moderner technischer Möglichkeiten funktionieren kann und zum Erfolg führt, ohne dass dafür regelmäßige Geschäftsreisen über den ganzen Globus nötig sind. Doch natürlich bringt die Tatsache, nicht an ein und demselben Ort zusammenzutreffen, keine persönlichen Besprechungen abhalten und sich auch nicht mal spontan in der Kaffeeküche miteinander unterhalten zu können, auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Kommunikation heißt das Zauberwort, das es irgendwie so effektiv wie möglich zu realisieren gilt.

 

Dazu müssen die einzelnen Angestellten aber gar nicht zwangsläufig in verschiedenen Ländern, Städten oder Gebäuden arbeiten. Bestimmte digitale Kommunikationsmethoden sind auch schon dann eine große Hilfe, wenn es beispielsweise innerhalb eines Großunternehmens zahlreiche Teams gibt, die abteilungsübergreifend an bestimmten Projekten arbeiten und die dazu mit ganz unterschiedlichen Kollegen im ständigen Austausch stehen müssen. Ohne dass sie natürlich den ganzen Tag von einem Schreibtisch zum anderen oder von einem Besprechungsraum zum nächsten wechseln können.

 

Glücklicherweise steht uns inzwischen eine Vielzahl von großartigen technischen Optionen zur Verfügung, mithilfe derer wir die Themen Organisation, Arbeitsteilung und Kommunikation online bestens meistern können. Denn über Opens external link in new windowCloud Telefonie, virtuelle Konferenzen und digitale Notizen bleiben Kollegen im Internetzeitalter jederzeit miteinander vernetzt.

 

Digitalisierung im Unternehmen

Aktenordner und Faxgeräte waren gestern, Opens external link in new windowdie Zukunft in der Arbeitswelt ist so digital wie nur möglich. Denn letztlich spart diese Umstellung nicht nur Kosten, Lagerraum und Aufwand ein, sondern macht Informationen eben auch ganz einfach für eine Vielzahl von Personen zugängig. Das papierlose Büro kann außerdem nicht mehr in Flammen aufgehen, sprich unsere digitalen Daten sind für die Ewigkeit gespeichert, sie verlieren nicht an Qualität, können nicht verloren gehen, dafür aber bei Bedarf ganz unproblematisch weiter bearbeitet, verschickt oder vervielfacht werden.

 

Und auch in Sachen Austausch miteinander bieten digitale Lösungen viele Pluspunkte, weil sie eine große Zeitersparnis bringen, die Teilnehmer ortunabhängig machen und allgemein für deutlich mehr Flexibilität sorgen.

 

Der entscheidende Punkt ist, die jeweils idealen technischen Kommunikationskanäle für das jeweilige Unternehmen oder Team auszuwählen, um nicht im Dschungel der Apps und Programme unterzugehen, sondern den Arbeitsalltag und Austausch miteinander stattdessen sogar wesentlich zu erleichtern. In erster Linie geht es darum, die Arbeitsteilung für alle verständlich zu regeln, Informationen zeitnah auszutauschen, sich abzustimmen und Ergebnisse zu erzielen, ohne dass das Miteinander dabei zu kurz kommt.

 

Zu beachten gilt außerdem, dass die Umstellung in Betrieben nicht von heute auf morgen erfolgen kann und dass man die Beteiligten auch mit der entsprechenden Medienkompetenz ausstatten muss. Vor allem dann, wenn es sich um ältere Opens external link in new windowMitarbeiter handelt.

 

Hilfreiche Kommunikationskanäle

Telefonie und virtuelle Meetings: Das Internet erschafft unzählige Möglichkeiten, wie sich Kollegen und Geschäftspartner miteinander unterhalten können. Die neue Generation der Telefonie beispielsweise läuft nur noch übers Internet, ohne dass dafür ein herkömmlicher Telefonanschluss vonnöten wäre. Mitarbeiter sind damit überall erreichbar, die gesamte Unternehmensstruktur gestaltet sich wesentlich flexibler und Fixkosten können gering gehalten werden.

 

Eine Vielzahl an Plattformen wie Zoom bietet die Möglichkeit, sich zu virtuellen Treffen mit einer großen Teilnehmerzahl einzufinden und dabei auch digitale Whiteboards sowie vieles mehr zu nutzen.

 

Da vieles eben nicht über E-Mails zu regeln ist und Nachrichten auch häufig falsch interpretiert werden, ist dieses Aufeinandertreffen per Webcam eine hervorragende Lösung für den Austausch untereinander. Es kostet lediglich etwas Eingewöhnungszeit, sich mit den nutzbaren Funktionen vertraut zu machen, die einem in Videokonferenzen zur Verfügung stehen.

 

Digitale Ressourcen: Sämtliche Informationen und Daten, die seither vielleicht in Papierform existierten oder auf lokalen Servern hinterlegt waren, können sehr einfach online in eine Cloud verlegt werden. Mit Zugriffsrechten steuert man anschließend kinderleicht, wem welcher Zugang ermöglicht wird und ob derjenige ein Dokument beispielsweise lediglich lesen, oder dieses auch weiterbearbeiten darf.

 

Hier gibt es neben Google Drive, Magenta Drive und tresorit viele weitere Anbieter. Auch Microsoft Teams werden gerne genutzt. Für Firmen lohnt es sich allerdings in jedem Fall, in eine kostenpflichtige Software zu investieren, die höchste Datensicherheit gewährleistet.

 

Listen, Aufgaben und Zuständigkeiten: Die Auswahl an digitalen Tools für die Organisation der Arbeitsabläufe ist ebenfalls immens, und entsprechende Programme können sogar maßgeschneidert programmiert werden. Mit Plattformen wie trello oder slack ist es ein Leichtes, Aufgaben und To-Do-Listen zu erstellen, sie Mitarbeitern zuzuordnen, Kommentare einzufügen, Anhänge hochzuladen und vieles mehr. Ein Team kann problemlos den Großteil seiner Kommunikation hierüber abwickeln, sich gegenseitig die Bälle zuspielen, Fälligkeiten und automatische Erinnerungen einrichten.

 

Farbige Markierungen sowie bedienungsfreundliche drag-and-drop-Oberflächen geben jedem Teammitglied die Möglichkeit, seinen eigenen Desktop ganz individuell zu gestalten. Damit hat jeder die Prioritäten und Zuständigkeiten im Blick, kann Erledigtes digital abhaken und den aktuellen Ist-Stand eines Projektes im Handumdrehen präsentieren.

 

In die recht selbsterklärenden Programme findet man sich durch etwas Herumklicken schnell ein. Im Privatleben gelingt uns das schließlich auch, egal ob wir online auf Partnersuche gehen, Kinofilme streamen oder in Webshops einkaufen.

 

Chats und Messengerdienste: Auch die während der Arbeit auftauchenden Zwischenfragen müssen natürlich so praktisch wie möglich platziert werden. Hierfür sind Chat-Boxen eine gute Lösung, die man für verschiedene Teams und konkrete Zuständigkeiten einrichten kann. Der Nutzer bekommt so die Chance, sich auf abwesend zu schalten, um konzentriert an etwas zu arbeiten, wenn er gerade nicht kontaktiert werden möchte. Das gibt jedem die Freiheit, seinen Tagesablauf effizient zu gestalten, da dieser gerade im HomeofficeOpens external link in new window auch wesentlich mehr Eigenverantwortung erfordert.

 

Von digital auf analog zurückschalten

Findet die Kommunikation ausschließlich digital statt, so lässt sie immer einen ganz wichtigen Aspekt vermissen, nämlich die non-verbale Interaktion. So praktisch es auch sein mag, Besprechungen und sogar den wöchentlichen Kneipenabend auf Zoom & Co auszutragen, so sehr wird dabei also immer ein Teil auf der Strecke bleiben.

 

Deshalb sollte der so wichtige persönliche Austausch auch weiterhin seinen Rahmen bekommen. Schließlich sind wir den ganzen Tag bereits so viel Technik ausgesetzt, dass eine analoge Verschnaufpause sicher auch allen Beteiligten guttut.