Unternehmensabläufe optimieren: Das ist bei der Zeiterfassung möglich!

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Ein Teil der Angestellten nutzt das praktische Angebot, von zuhause aus zu arbeiten, ein anderer ist dienstlich unterwegs. Die Kollegin aus der Buchhaltung fängt erst später an, wenn die Kleinen in der Kita sind, ihr Teamleiter ist aktuell in Teilzeit und nur von Montag bis Mittwoch im Haus... Wer soll da noch durchblicken, welcher Mitarbeiter wann vor Ort anzutreffen oder gerade überhaupt im Dienst ist?

Hinzu kommen noch Krankheits- und Urlaubstage, die das Ganze zusätzlich erschweren. Damit dennoch nachvollziehbar bleibt, wer wann seine Dienststunden ableistet, vielleicht auch zu viel oder zu wenig arbeitet, ist ein gutes Zeiterfassungssystem auf Unternehmensseite unverzichtbar. 

Inzwischen gibt es zahlreiche praktische Möglichkeiten, dieses komplett digital zu nutzen. Warum sind diese empfehlenswert und wie funktionieren sie?

Warum ist Zeiterfassung überhaupt nötig? 

Keine Frage – sowohl Chef als auch Angestellter müssen darüber im Bilde sein, wie es um die geleistete Arbeitszeit bestellt ist, schließlich gilt es, einen Vertrag zu erfüllen. Und darüber hinaus sollen Überstunden selbstverständlich auch festgehalten und entsprechend vergütet werden. 

Die Notwendigkeit dürfte damit klar sein, doch darüber hinaus gibt es hierzulande sogar eine gesetzliche Verpflichtung, die Arbeitszeit für alle Beteiligten nachvollziehbar zu registrieren. Diese geht auf ein im Mai 2019 gefälltes Urteil des Europäischen Gerichtshofs zurück.

Es erlegt jedem Arbeitgeber auf, die Dienstzeit seines Personals umfassend und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dazu ist geboten, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit zu vermerken sowie gegebenenfalls die angefallenen Pausenzeiten, falls diese von der Regel abweichen. So ist auf einen Blick nachvollziehbar, ob es Abweichungen nach oben oder unten gibt. All dies dient selbstverständlich der korrekten Berechnung des Monatslohns.

Auch ein Zusatz zum Thema Überstunden ist darin festgehalten. Demnach müssen alle über die Regelarbeitszeit hinausgehenden Stunden als solche erkennbar sein. Wie essentiell das Ganze ist, wird spätestens dann deutlich, wenn die Arbeitszeit seitens des Unternehmens flexibel gestaltet werden kann, indem beispielsweise Gleitzeitmodelle angewandt werden.

In welcher Form diese Dokumentation konkret vorgenommen wird, ist juristisch hingegen nicht vorgeschrieben. Sie kann also ebenso analog wie digital erfolgen, wobei man inzwischen fast nur noch zweitere Erfassungsmethoden vorfindet - wenn es sich nicht gerade um ganz kleine Betriebe handelt, für die sich die Einführung eines computergestützten Systems finanziell schlichtweg nicht lohnen würde. 

Warum die digitale Zeiterfassung sinnvoll ist

Es gibt zahlreiche Gründe, warum man inzwischen so gut wie komplett von einer althergebrachten manuellen Erfassung abgekommen ist. Zum einen basiert diese doch stark auf Vertrauen, letztlich kann ein Arbeitgeber dort nach Gutdünken Eintragungen vornehmen, weshalb sie umso anfälliger für Fehler oder auch bewussten Betrug ist. Zudem besteht die Gefahr, dass auf diese Weise erfasste Daten verloren gehen. 

Stempeluhren und Lesegeräte am Büroeingang, die per Firmenausweis oder persönlicher PIN bedient werden, gehören ebenfalls immer mehr der Vergangenheit an. Grund dafür ist die umfassende Digitalisierung vieler Prozesse im Unternehmen, die selbstverständlich auch vor diesem Punkt nicht Halt macht. 

Wird die Arbeitszeit digital festgehalten, so können alle Beteiligten darauf zugreifen und Abweichungen schnell erkennen. Die Voraussetzung hierfür ist lediglich, eine zuverlässige Internetverbindung nutzen zu können. Hat man früher noch Tabellen am Computer geführt, so setzen die meisten Unternehmen heute auf ein digitales System, das an eine spezielle Software geknüpft ist. 

Diese läuft webbasiert, so dass der Login ins eigene Konto auch von extern erfolgen kann. Damit steht ebenso Freelancern oder Mitarbeitern im Home Office jederzeit der Zugang offen, ohne dass sie sich dafür persönlich im Firmengebäude befinden müssten. 

Zudem gibt es mittlerweile für viele dieser Programme auch praktische Apps für unterwegs, was gerade dann hilfreich ist, wenn viel Personal im Außendienst arbeitet. Ein solches System ist rund um die Uhr verfügbar, es übernimmt zudem direkt die fehlerfreie Auswertung, behält einen Überblick über bereits genommene und noch verfügbare Urlaubstage und vieles mehr. Die so erhobenen Daten können problemlos mit einer Software für die Personalbuchhaltung gekoppelt werden, welche daraufhin unter anderem automatisch die Berechnung von Überstunden vornimmt. 

Alle so gesammelten Daten sind auf diese Weise gleichzeitig gesichert und selbst Monate oder Jahre später noch einsehbar. Fehler und Versäumnisse können im Nachhinein nach Absprache mit ein paar einfachen Klicks behoben werden. 

Moderne Apps beinhalten sogar eine GPS-Funktion, um so den Aufenthaltsort der eigenen Leute nachvollziehbar zu machen, während diese beispielsweise Kundentermine außer Haus wahrnehmen. Wie umfangreich und spezifisch die zugrundeliegende Software aussieht, hängt letztlich von den Bedürfnissen eines jedes Unternehmens ab, das sich eine passende Lösung maßschneidern lassen kann. 

Inwiefern werden Prozesse dadurch verbessert?

Mithilfe eines technisch ausgereiften Zeiterfassungssystems kann man im gleichen Zug noch deutlich mehr Informationen gewinnen, die für ein möglichst effizientes Arbeiten von Belang sind. So lässt sich damit recht einfach messen, wie viele Stunden in ein bestimmtes Projekt investiert wurden und ob dies mit der ursprünglichen Planung übereinstimmt. 

Mitarbeiter bekommen dadurch selbst ein besseres Gespür für den Arbeitsaufwand, erkennen unnötige Zeitfresser und können die Abläufe eigenständig optimieren. Es trägt zudem zur eigenen Motivation bei, feste Terminfenster bei der Erledigung einer konkreten Aufgabe einzuhalten und fördert die Leistungsbereitschaft. 

Der Mitarbeiter kann durch dieses hilfreiche Zeitmanagement überdies die eigenen Energiereserven vernünftig einteilen. Er arbeitet strukturierter, organisiert sich wesentlich besser und wird zielorientierter, was dem Erfolg des Unternehmens selbstverständlich ebenfalls zugutekommt. 

Der Arbeitgeber bekommt währenddessen einen idealen Einblick in die Situation innerhalb des Teams: Werden seit Wochen Überstunden geschoben, weil der aktuelle Berg an Aufträgen einfach nicht zu bewältigen ist? Schlagen manche Teammitglieder vielleicht auch die Zeit tot, obwohl sie die zugeteilte Aufgabe viel schneller erledigen könnten? 

Dank dieser so gewonnenen Anhaltspunkte kann man schnell gegensteuern und so zu mehr Zufriedenheit unter den Angestellten, aber selbstverständlich auch zu mehr Produktivität und Wirtschaftlichkeit beitragen und damit auf lange Sicht Kosten einsparen. 

Darüber hinaus ist natürlich auch die Transparenz von Bedeutung, die dadurch entsteht. Denn liegen klar erfasste Daten vor, bilden diese eine Diskussionsgrundlage für beide Seiten, beispielsweise, um als Arbeitnehmer eine Kompensation der Mehrarbeit einzufordern.

Und auch ein ganz praktisches Plus hat die Sache: Man sieht auf einen Blick, welche Mitarbeiter sich heute überhaupt in der Firma befinden, beziehungsweise im Home Office erreichbar sind, wer aktuell einen Auswärtstermin hat oder wegen Urlaub beziehungsweise Krankheit ausfällt.