So gelingt die digitale Zeiterfassung

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Seit 2019 muss die Arbeitszeit von allen Mitarbeitern erfasst werden. Viele haben dabei das Bild einer historischen Stechuhr im Kopf oder aber zahllose Excel Tabellen, welche wenig flexibel auf eine individuelle Arbeitszeitgestaltung anpassbar sind. Doch aufgrund der Digitalisierung hat sich auch vieles im Bereich der Arbeitszeiterfassung verändert: Mittlerweile gibt es diverse digitale Tools, welche Ihnen bei der Zeiterfassung helfen - transparent, sicher und flexibel. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten.

Was ist digitale Zeiterfassung?

Um den Personaleinsatz innerhalb eines Unternehmens gut zu planen, ist die Zeiterfassung ein wichtiges Instrument. Anhand der Auswertung können die Einsätze der Mitarbeiter auch weiter optimiert werden, was die Produktivität steigert. Die klassische Zeiterfassung funktioniert stationär, ein Mitarbeiter loggt sich dafür in einem Zeiterfassungsprogramm oder an einem Computer ein oder registriert sich gleich beim Betreten des Firmengebäudes an einem Terminal. 

Das Ende der Arbeitszeit wird auf dieselbe Weise hinterlegt. Doch die Arbeitswelt wird immer flexibler, was dieses Vorgehen nicht mehr zeitgemäß macht. Die Zeiterfassung soll immer mobiler funktionieren, um sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Digitale Zeiterfassung umfasst heutzutage in der Regel mobile Apps oder Browser Tools, welche über das Handy, Tablet oder ein extra Gerät erreicht werden können. Dort loggt sich der Nutzer ein und kann die Arbeitszeit hinterlegen.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung hat einige Vorteile:

• Mehr Effizienz: alle Arbeitszeiten werden direkt digitalisiert.
• Weniger Fehler: Eingabe und Übertragungsfehler kommen nur sehr selten vor.
• Unabhängigkeit vom Netz: meist spielt es keine Rolle, ob das Gerät gerade mit dem Internet verbunden ist, die Daten werden trotzdem lokal gespeichert.
• Geräteunabhängige Nutzung: digitale Zeiterfassungssysteme lassen sich auf den unterschiedlichsten Geräten nutzen.
• Intelligente Auswertung: durch die digitale Zeiterfassung kann auch gleich der Standort des Nutzers gespeichert werden, sodass Kontrolle und Transparenz für das Unternehmen gewährleistet sind. Zudem können die Daten dadurch im späteren Verlauf besser ausgewertet werden.

Die Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung 

Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten, um eine digitale Zeiterfassung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dabei können Sie ein System auswählen, welches perfekt an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist. Weitere Informationen zu den einzelnen Software-Tools helfen Ihnen, um sich noch detaillierter in die einzelnen Systeme einlesen zu können und von den Vorteilen zu profitieren. So wird die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zum Kinderspiel.

Dienstplan

Wenn mithilfe des Dienstplans die Arbeitszeiterfassung durchgeführt wird, dann werden die Stundenkonten auf Basis dieses Plans automatisch gefüllt. Die Mitarbeiter werden einzelnen Schichten hinzugefügt, daraus erstellt das System automatisch eine Planzeiterfassung. Die erfassten Zeiten können zwar im Nachhinein auch noch verändert werden, trotzdem ist diese Erfassung eher unflexibel und stark. Sie dient lediglich als reine Grundform und soll gewährleisten, dass die Arbeitszeiten grob erfasst und geplant werden.

Browser-Stempeluhr

Die Browser-Stempeluhr funktioniert sehr einfach, dort können Sie einfach per Klick ein und ausstempeln. Natürlich können die Arbeitszeiten auch hier im späteren Verlauf noch verändert werden. Der Vorteil liegt vor allem in einer sehr genauen Zeiterfassung sowie der direkten Synchronisation. Das vereinfacht den Verwaltungsaufwand, jedoch muss immer eine Internetverbindung vorhanden sein. 

Diese Lösung eignet sich also insbesondere für Firmen mit Desktop-Arbeitsplätzen. Wer unabhängig davon sein möchte, der setzt lieber auf eine Stempeluhr App, welche sich automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder Netz hat.

Stationärer Terminal

Sie können Ihren Mitarbeitern auch ein zentrales Tablet zur Verfügung stellen, an dem sich alle ein und ausstempeln können. Die Verifizierung funktioniert via PIN oder Unterschrift. Zudem können Sie am stationären Terminal gewisse Regeln definieren, sodass automatisch ausgestempelt wird, wenn es ein Mitarbeiter mal vergisst.

Besonders hilfreich ist dabei, dass das Tablet die Daten in Echtzeit synchronisiert und somit zur Auswertung bereitstellt. Dadurch kann auch die Abrechnung automatisch vorbereitet und weitergeleitet werden. Wenn keine Internetverbindung vorhanden ist, dann kann die Erfassung der Zeit trotzdem fortgesetzt werden, erst für die Synchronisation muss wieder Netz gewährleistet sein.

Single User Mode

Durch eine Stempeluhr App wird jedes mobile Endgerät zu einer Stempeluhr. Neben der Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter an einem stationären Terminal gibt es natürlich auch noch einen Modus für Einzelpersonen. Dieser eignet sich insbesondere für Mitarbeiter im Außendienst oder Freiberufler, so können auch diese ihre Zeit flexibel festhalten.

API

Wer von einer synchronisierten Cloud mit allen Arbeitszeiten profitieren möchte, aber bereits ein Zeiterfassungssystem hat, der kann auch eine Programmierschnittstelle via API nutzen. Dabei integrieren Sie die Zeiterfassung in ein bereits bestehendes System, wie zum Beispiel Slack oder Google Teams. Dort muss nur eine Nachricht in den Chat gesendet werden und die Arbeitszeit wird automatisch festgehalten.

Profitieren Sie von den vielen Vorteilen einer digitalen Zeiterfassung, vor allem die Auswertung und die jeweiligen Abrechnungen werden dadurch stark vereinfacht. Schauen Sie sich die Systeme im Detail an, testen Sie diese aus und passen Sie dann die Zeiterfassung an Ihre eigenen Bedürfnisse an.